合理管理电子邮件 确保邮件安全

尽管人们对垃圾邮件感到无法忍受，但是到目前为止，电子邮件仍然是企业中非常重要的通信手段。零售商Phones 4U 的执行总裁John Caudwell在去年曾经禁止他的员工在工作中使用电子邮件。但是在实际生活中，只要你能够正确的管理电子邮件，你就会发现电子邮件是为企业增加价值的一种手段而不是阻碍企业发展的绊脚石。

这是一种很奇怪的现象，虽然电子邮件给人们留下了很差的印象，以至于人们一直都在考虑是否应该继续使用这种技术，但是电子邮件仍然是一个很好的工具。对于IT系统的一份常规调查表明，安装电子邮件系统不但不会对任何人造成伤害，而且可以确保企业的浪费降到最低并且能从对IT基础设施的投入上获得最多的收益。

重新安装系统是零售商业务工作的一部分，他们总是在不断寻找升级、增补服务以及附加的产品。电子邮件对于他们是相当重要的，尤其是在微软的Exchange 5.5的安装工作在不断取得进展的情况下，这些企业也就开始在寻找升级工作和新的想法。

现在，电子邮件是大家都认可的一种通信形式，虽然这种形式不一定是首选的方式。使用这种方式让人感到很痛苦，其主要原因在于管理不善，但是这对零售商来说这意味着存在着巨大的机会。

根据研究公司Butler 集团的研究表明，无法有效的管理电子邮件是各个企业所面临的巨大威胁，尤其是在没有统一的规章制度让大家遵守的情况下，这种威胁更危险。

该研究机构关于电子邮件管理方面的报告宣称："如今，作为诉讼标准的一部分，并且在需要提供电子邮件来证明自己遵守法律的时候，企业别无选择，只能保留这些电子邮件。"

"尽管如此，事实上许多企业仍然选择让员工删除电子邮件而不是增加收件箱存储空间的大小。因此，要求企业必须使用电子邮件管理系统，通过这个系统可以自动保存关键的电子邮件，而且同等重要的是，通过这种方式可以在要求的时候可以查找所需要的电子邮件。"

有效的管理

对于零售商来说，最关键的问题是让客户确信电子邮件管理系统是一个实用的系统，不要让客户认为这个系统是一个技术问题。在出现问题之后，企业有必要检查导致问题的商业原因，而没有必要依赖于现存的企业电子邮件系统来实现这项工作。

正如Butler 集团的报告所声明的那样："企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。"

类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应该依赖于所提供的安全手段以及那些使用web邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。

对于企业来说，如何处理垃圾邮件是一个大问题，但是这给那些零售商提供了一个很好的机会来销售那些现成的软件，或者可以为用户提供更为集成的管理服务。尽管如此，处理垃圾邮件只是管理电子邮件的一个方面。

首先，应该有一个全面的电子邮件分发管理系统。微软的Exchange在这个领域应该有很好的理由占优势。事实上，对于微软的Exchange来说，没有人愿意再愿意去购买它，以免惹火上身，如IBM。

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